개요
어떤 일을 합니까?
흩어진 폴더와 “어느 버전이 맞나?”라는 의문 대신, 단일 정보원. DMS 모듈은 문서와 그 버전, 승인을 동일한 데이터에 모으고 ERP 프로세스와 연결하며 권한에 따라 접근을 제한합니다.
범위
문서 관리 모듈의 하위 카테고리
각 하위 카테고리는 이 프로세스의 한 부분을 관리하며, 모두 동일한 데이터에서 작동합니다.
보관 및 검색
문서를 분류·보관하고 전문 검색으로 몇 초 만에 찾습니다.
버전 관리 및 승인
문서 버전을 추적하고 승인 워크플로를 설정하며 모든 사람에게 최신 버전을 보장합니다.
접근 및 보안
역할과 권한으로 문서 접근을 제한하고, 누가 언제 무엇을 열람했는지 추적합니다.
지식 및 계약 관리
정책, 절차, 기업 지식을 한곳에 모으고, 계약을 당사자, 조건, 갱신일과 함께 추적합니다.
인증서 관리
품질, 제품, 인력 인증서를 유효 기간과 함께 보관하고, 만료가 임박한 인증서에 대해 사전 알림을 받습니다.
OCR 문서 인식
스캔하거나 촬영한 문서의 텍스트를 OCR로 인식합니다. 문서는 전문 검색이 가능해지고, 날짜, 금액, 문서 번호 같은 필드가 관련 레코드에 제안됩니다.
역할
누구를 위한 모듈입니까?
동일한 데이터를 역할마다 다른 화면으로 제공합니다.
문서 관리자
보관 구조, 보존 기간, 접근 정책을 관리합니다.
콘텐츠 소유자
문서를 업로드하고 버전을 생성하며 승인 워크플로를 시작합니다.
감사 / 컴플라이언스
접근 로그와 승인 이력을 감사하고 보존 규정 준수를 검증합니다.
연결
문서가 수명 주기를 거치는 방식
DMS는 고립된 저장소가 아닙니다. 생성부터 보관까지 모든 단계가 정의된 연결을 통해 버전 관리, 승인, 접근과 연결됩니다.
생성 및 업로드
문서가 등록되고 OCR이 텍스트를 읽습니다.
버전 관리 및 승인
승인 워크플로를 거칩니다.
접근 및 검색
권한 있는 사용자가 찾습니다.
보관 및 보존
보존 기간 동안 보관됩니다.
기능
주요 기능
규정 및 컴플라이언스
현지 규정 준수
문서 접근, 버전 이력, 보존 프로세스를 통해 기업 문서 관리와 KVKK가 요구하는 통제를 지원하는 아키텍처.
Sonia AI와 함께하는 문서 관리
설명하면 Sonia가 찾아 드립니다.
필요한 문서를 자연어로 설명하십시오. Sonia가 보관함을 검색하고 올바른 버전이나 요약을 준비해 승인을 위해 제시합니다 — 최종 결정은 언제나 사용자에게 있습니다.
자주 묻는 질문
문서를 전문 검색할 수 있습니까?
예. 문서 내용과 메타데이터가 색인되므로 키워드, 태그, 카테고리로 몇 초 만에 원하는 문서에 도달할 수 있습니다.
스캔 문서도 검색할 수 있습니까?
예. OCR이 스캔 및 촬영 문서의 텍스트를 인식하므로 문서를 전문 검색할 수 있으며, 추출된 필드는 레코드에 반영되기 전에 검토할 수 있습니다.
버전 혼란은 어떻게 방지합니까?
모든 변경 사항은 새 버전으로 저장되며, 시스템이 최신 버전을 표시하고 이전 버전에 대한 접근은 권한에 따라 제한됩니다.
ERP 문서와 연결됩니까?
송장, 계약서, 작업 지시 등의 레코드에 문서를 첨부할 수 있으며, 문서를 검색할 필요 없이 해당 ERP 프로세스에서 바로 열 수 있습니다.